Protokoll MV 17.02.12

23.02.2012 

Protokoll der ordentlichen Mitgliederversammlung 2012

Förderverein Westberg e.V.
Freizeitheim Rotte Breite, Nieste
17.02.2012 20.00 Uhr
Versammlungsleiter:     Dirk Fuhrmann, 1. Vorsitzender
Protokoll:         Ingo Teufert, 2. Vorsitzender
1.    Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende Dirk Fuhrmann begrüßt die erschienen Teilnehmer. Diese tragen sich in einer sich in eine Teilnehmerliste ein. Die Versammlung ist beschlussfähig.
2.    Bericht des Vorstandes über Aktivitäten im Jahr 2011

Der Vorstand hat sich sechs Mal im Jahr 2011 getroffen und dort die Aktivitäten des Vereins geplant und koordiniert. Hierunter fallen die Veranstaltungen: Klön + Bastelwochenende mit Vollversammlung 2011, Akademia Tenebra III, Tageslarp, die Halloweensause und die Vorbereitung des Klön + Bastelwochenende 2012. Die Veranstaltungen sind mit einem postiven Ergebnis durchgeführt worden.
Die Beitragsordnung ist gemäß den Beschlüssen der Vollversammlung 2011 überarbeitet worden und die neuen Formulare sind auf unserer Internetseite veröffentlicht und per E-Mail an die Mitglieder versandt worden. Die Mitglieder hatten bis zum 01.07.2011 Zeit, eine Änderung Ihres Mitgliedsstatus einzureichen. Der Einzug der Beiträge erfolgte aufgrund der eingegangenen Formulare.
3.    Ausschluss eines Vereinsmitgliedes

Gerard Hajek. Er hatte sich aus persönlichen Gründen aus dem aktiven Vereinsleben zurückgezogen. Er hatte zwar mündlich seinen Austrittswillen bekundet, aber dieses nicht satzungsgemäß schriftlich eingereicht. Der Vereinsbeitrag von 36 Euro ist 2011 versucht worden einzuziehen, doch wurde dieser Betrag von der Bank zurückbelastet und dafür eine Gebühr von drei Euro berechnet. Die Erste Mahnung erfolgte am 12.08.2011. Er wurde gebeten, sich zu seiner Zukunft im Verein zu äußern, doch eine Reaktion blieb aus.
Mit dem Vorstandsbeschluss vom 22.11.2011 erging die zweite Mahnung. In diesem Schreiben wurde ausdrücklich darauf hingewiesen, dass er den schuldigen Betrag von 44,00 Euro (36,00 Euro Jahresbeitrag, drei Euro Bankgebühr und fünf Euro Porto/Papiere) bis zum 31.12.2011 auf das Vereinskonto zu überweisen habe. Sollte dieses nicht geschehen, tritt der Beschluss des Vorstandes in Kraft, dass Gerard Hajek  gemäß §5 der Vereinssatzung zum 31.12.2011 aus dem Verein ausgeschlossen wird. Der Hinweis auf Rechtsmittel gegen den Beschluss gemäß § 6 der Vereinssatzung wurde Gerard Hajek mitgeteilt. Dieses Schreiben wurde als Einschreiben mit Rückschein an die letzte bekannte Postadresse versandt. Eine Reaktion erfolgte hierauf nicht.
Da Gerard Hajek in keiner Form zu erreichen war, weder telefonisch, mobil, per E-Mail, über soziale Netzwerke usw. wurde es bedauert, dass sich Gerard Hajek so aus dem Vereinsleben verabschiedet, zumal er mit vielen Vereinsmitgliedern in der Vergangenheit auch befreundet war.

4.    Berichte der Ausschüsse, Westberg-Orga, Ami-Noctem-Orga, Fundus

Westberg-Orga/Tageslarpi
Es wurde 2011 eine Tagesveranstaltung in Steinrode durchgeführt. Die Teilnehmer gaben durchweg ein positives Feedback und es wurde ein finanzieller Überschuss erwirtschaftet. Es ist in 2012 eine weitere Veranstaltung geplant, die eventuell auf ein Wochenende ausgeweitet wird. Es wird geprüft, ob das benachbarte Gelände des Hessenforst hierfür geeignet und verfügbar ist.
Ami-Noctem-Orga
Akademia Tenebra III wurde erfolgreich abgeschlossen. Viel Lob wurde geerntet und der immense Materialeinsatz hat sich gelohnt. Dieser wird unseren Fundus erheblich aufwerten. Es wird 2012 keine Fortsetzung dieser Reihe geben. Stephan Appelbaum regte an, den Hintergrund der Akademie und das Intrigenspiel für eine eventuelle Fortsetzung besser einzubinden.
Fundus
Der Fundus muss aktuell katalogisiert und aufgeräumt werden. Eine Inventarliste soll über den Verteiler an die Mitglieder versandt werden. Es soll für Veranstaltungen des Vereins und für Mitglieder, die sich aus dem Fundus Material ausleihen, Ausleihlisten. Es soll auch eine Beschriftung endgültige Beschriftung der Lagerkisten erfolgen. Ausgeliehenes Material soll in Klappboxen vergeben werden, die zu diesem Zweck angeschafft worden sind.
Ein Verleih an Fremde soll nur nach Absprache erfolgen. Der Verleih wird dann in einem Mietvertrag geregelt.


5.    Abrechnungsprozedere der Orgas, Zuständigkeit bei Mahnungen, Satzungsänderung?

Unser Kassenwart sprach die Situation an, dass bei den Veranstaltungen säumige Zahler von Ihm gemahnt werden sollten. Er wies auf die Aufgaben der betreffenden Orgas hin, auch in diesen Fällen für die ordentliche Durchführung der Veranstaltung und deren Abrechnung verantwortlich zu sein. Es ist für einen, der nicht in die eigentlichen Organisationsabläufe eingebunden ist schwierig, eventuelle Absprachen und Schriftverkehre dazu nachzuvollziehen. Die Orgas haben eigenverantwortlich die Forderungen zu den Veranstaltungen einzutreiben. Der Kassenwart des Vereins soll lediglich mit der Endabrechnung betraut werden, dass die Veranstaltung ordentlich verbucht wird. Eine Satzungsänderung hierzu ist nicht notwendig.

6.    Bericht des Kassenwartes und der Kassenprüfer

Bericht des Kassenwartes
Die Veranstaltungen Klön + Bastelwochenende 2011 wurde mit einem Plus von 55,20 Euro, AT3 mit einem Plus von  217,00 Euro, Ein Tag in Westberg mit einem Plus von 119,00 Euro und die Halloweensause 2011 mit einem Minus von 116,50 Euro abgeschlossen.
Das Hauptkonto hat einen Stand von 1014,48 Euro, das Unterkonto einen Stand von 468,64 Euro und die Barkasse hat einen Sand von 135,87 Euro. Der Stichtag hier ist der 31.12.2011. Die Neue Versicherung des Verein (Vereinshaftpflicht und Veranstaltungshaftpflicht) liegt bei einem Jahresbeitrag von 300,00 Euro etwa 30,00 Euro unter dem Beitrag der alten Versicherung.
Es wird noch die Frage gestellt, wie der Verein mit dem erwirtschafteten Überschuss verfahren soll. Es bleibt Konsens diesen Betrag als Puffer und Reserve für Veranstaltungen vorzuhalten ( z.B. Kautionszahlungen für Veranstaltungsgelände) Aus steuerlichen Gründen wird davon abgesehen, dieses Geld z. B. auf ein Tagesgeldkonto anzulegen.
Bericht der Kassenprüfer
Stephan Appelbaum berichtet für die Kassenprüfer (Bernd Schrader fehlt entschuldigt). Die Konten sind sehr sauber und übersichtlich geführt. Die Prüfung der Kasse brachte keine Auffälligkeiten. Es wird der Antrag auf Entlastung des Vorstandes gestellt.
Es wird von den Mitgliedern ein Dank an Markus Becker ausgesprochen, da die Kassenführung und seine Arbeit vorbildlich und übersichtlich sind.
7.    Entlastung des Vorstandes (vorher Kassenwart)

Der Antrag auf Entlastung des Vortandes wird einstimmig bei einer Enthaltung angenommen. Der Vorstand it für das Geschäftsjahr 2011 entlastet.
8.    Veranstaltungen 2012, eigene Cons, geplante „Reisen" zu anderen Veranstaltungen

Es soll 2012 wieder eine Tagesveranstaltung stattfinden, doch sind die Planungen noch am Anfang. Einzelheiten werden rechtzeitig auf unserer Internetseite bekanntgegeben.
Es wird hierzu unsere Mitgliedschaft im Deutschen Liverollenspielverband angesprochen. Es wird der Konsens gefunden, dass die Mitgliedschaft hier weiter bestehen soll, da unser Verein hierbei nur Vorteile ziehen kann:
Es wird Kontakte zu anderen Veranstaltern gepflegt und laut dem Protokoll der letzten Vollversammlung dient dieser Verein  zur Darstellung unserer Arbeit auf Fachmessen, der Verein vermittelt Kontakte für Vereinsversicherungen, der Verein dient uns als Informationsplattform für alle Themen, die unser Hobby und unserer Vereinsarbeit betreffen.
Die Kampagne Mittellande ist ein Teil des Vereins und dient als Hintergrundwelt.
Ein Antrag, die Phönixwebsite mit 200 Euro zu bezuschussen, wurde unter dem Punkt Verschiedenes gestellt und am nicht zur Abstimmung. Solche Anträge erfordern möglicherweise eine Stellungnahme von uns, dass dieser Verein nicht zur Plattform und Geschäftsfeld für kommerzielle Veranstalter verkommt.
Hierzu müssen wir immer die Tagesordnung der Vollversammlung prüfen und entscheiden, ob eine Anwesenheit von Mitgliedern des Vereins notwendig ist. Es sollen der Veranstaltungstermin und die Anmeldung, die meist im November des Jahres veröffentlicht werden, auf unsere Website gestellt und über den E-Mailverteiler geschickt werden. Interessierte können auf eigene Rechnung dort sich anmelden und teilnehmen. Hierzu hat eine Rücksprache mit dem Vorstand zu erfolgen.
Der Fürst reist mit Gefolge zu dem Luhenburger Wintertreffen. Die Spielerplätze sind aber schon belegt.
Stephan Appelbaum bittet um NSC-Unterstützung für seinen Con vom 06.06.2012-10.06.2012 auf dem Gelände „Wilder Mann“ im Harz.
Es werden als weitere Veranstaltungen die Schattenwolfserie, das „Treffen der Reiche“ auf der Burg Ludwigstein, Lohwangen (in September) genannt. Hierbei können die Mitglieder sich selbständig zusammenfinden. Eine offizielle Reise Westberg ist nicht geplant.
Es wird das Projekt „FATE“ vorgestellt. Ein postapokalyptisches Szenario, welches vom 06.06.2012 – 10.06.2012 auf einem ehemaligen russischen Kasernengelände stattfindet. Es ist angedacht, eine mobile Rettungs- und Arzttruppe zu spielen.
Bedingt durch die Vielzahl der Veranstaltungen im Fanatsybereich, die einfache Handlungen wie Orkjagen, Nekromanten bekriegen usw. zum Inhalt haben, wird angeregt, auch in andere Genre des Rollenspiels zu blicken (FATE, Zombi, Mafia, Western usw. )
Im Sommer / Herbst 2012 soll es wieder ein „Sommerfest“ geben, der Termin soll kurz nach den Sommerferien liegen.
Es wird auch wieder Anfang 2013 ein Klön + und Bastelwochenende geben. Hierzu soll jeder sich nach einem Ort, nach einer Location umsehen, da die Rotte Breite nicht mehr betrieben wird. Es werden hierzu Locations im Umkreis von etwa 50km um Kassel gesucht. Bitte die Vorschläge nebst Kontaktdaten an den Vorstand schicken.

9.    Tagesveranstaltungen

Es soll 2012 wieder eine Tagesveranstaltung stattfinden, doch sind die Planungen noch am Anfang. Einzelheiten werden rechtzeitig auf unserer Internetseite bekanntgegeben.

10.    Verschiedenes

Wir haben über die Sparkassenversicherung eine verbesserte Vereins- und Veranstaltungshaftpflicht abgeschlossen, die bei einem günstigeren Beitrag mehr abdeckt. Es gibt jetzt keine Begrenzung in der Zahl der Veranstaltungen mehr sondern in der Summe unseres Jahresumsatzes. Einzelheiten werden von Thomas Wippler kurz vorgestellt. Auf eine gesonderte Fundusversicherung wurde verzichtet, da sich der Wert des Fundus nur sehr schwer darstellen lässt.

Der Fundus. Es wurden der Fundus und die günstige Unterbringung auf dem Sensenstein angesprochen. Hier bleibt angemerkt, so lange Dirk Fuhrmann auf dem Sensenstein arbeitet, kann er günstig darauf einwirken, den Fundus dort zu lagern. Hier sei nochmal ausdrücklich der Dank dafür vom gesamten Verein ausgesprochen.

Die Vollversammlung wurde durch den Versammlungsleiter Dirk Fuhrmann um 21.50 Uhr geschlossen. Ein Dank noch an die Anwesenden für die rege Teilnahme.

Ingo Teufert                        Dirk Fuhrmann
2. Vorsitzender                        1. Vorsitzender
Protokoll




 
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